Главный тренд последних лет – проведение гибридных мероприятий. В их рамках задействуется глобальное информационное поле, что дает огромные возможности организаторам образовательных, спортивных, развлекательных и бизнес-проектов. По данные опроса, проведенного на недавнем Евразийском Ивент Форуме, трансляция гибридных мероприятий является рабочим инструментом при проведении 7 из 10 мероприятий, требующих вовлеченности офлайн и онлайн аудитории. Более половины всех публичных мероприятий (62%) по продвижению брендов проходят именно в гибридной форме, и эта цифра со временем только растет. Разбираемся в тонкостях проведения гибридных мероприятий.     Что такое гибридное мероприятие?   Термин «гибридное мероприятие» предполагает сочетание личного присутствия и виртуальной трансляции для онлайн участников. При организации событий в подобном формате используется не только физическое место, где непосредственно проводится мероприятие. Дополнительно на специальной платформе ведется трансляция, к которой может подключиться неограниченное число пользователей. Хорошие примеры организованных ивент-мероприятий гибридной формы можно посмотреть в разделе «Портфолио» российского флагмана этого сегмента рынка услуг – компании Comdi.     Какие бывают гибридные ивенты?   Универсальность гибридных событий позволяет организовать в таком формате практически любое мероприятие. Это могут быть:   выставки, конференции, семинары, тимбилдинги.   Формат может меняться в зависимости от целей заказчика. Например, проведение гибридных мероприятий выгодно бизнесу, поскольку позволяет увеличить охват и посещаемость любого корпоративного события. Можно организовать гибридный ивент в качестве дискуссионных площадок, так как это позволяет без лишних расходов «собрать» в одном эфире экспертов из разных регионов страны и мира.   Виртуальные площадки для проведения гибридных мероприятий идеально подходят для образовательного процесса. Учащиеся без личного присутствия в аудитории могут принять участие в обсуждении лекции, задать вопрос спикеру. В если эфир имеет особую опцию, при которой появляется возможность записать мероприятие, то ценность гибридного ивента только повышается.   Упрощенная коммуникация с онлайн аудиторией востребована в развлекательном секторе. Это расширяет поле возможностей для креатива, внедрения новых приемов трансляции и прочее. Отметим и ценность мероприятий-гибридов для маркетинга. Взаимодействие с аудиторией в ходе презентаций новых услуг и товаров, при проведении пресс-конференции и иных маркетинговых мероприятий выводит рекламу на новый уровень за счет привлечения большого количества участников.     Какие плюсы и минусы гибридного мероприятия?   Главным достоинством организации гибридных мероприятий считается экономичность. Даже с учетом того, что такие трансляции требуют хорошей технической подготовленности, траты на совмещение офлайна и онлайна ниже, чем в других типах трансляций. Это объясняется тем, что при гибридном формате проведения мероприятий не нужно платить за аренду огромных залов и трафик спикеров. Можно также сэкономить на оформлении площадки, оплате услуг приглашенного персонала, и так далее. Кроме того, привлечение удаленных участников выводит гибридное мероприятие на глобальный уровень.   Минусы у гибридного формата имеются только условные. То есть такие, которые легко переходят в плюсы. В частности, определенным недостатком можно считать необходимость организации общения не только с офлайн-аудиторией, но и с посетителями онлайн-трансляции. К минусам также отнесем сложности с определением времени онлайн трансляции. Его нужно подобрать таким образом, чтобы принять участие в эфире смогло как можно больше человек.     Как организовать гибридное мероприятие?   Подготовка к проведению гибридного мероприятия включает в себя подробное планирование цели и способа ее достижения, изучение технических ресурсов, продумывание маркетинговых стратегий по привлечению аудитории и так далее. Необходимо уделить внимание тестированию оборудования, подготовке спикеров (при неопытности выступающих будет не лишним провести заранее для них тренинг). Отдельно ведется проработка онлайн-аудитории: до людей надо донести информацию, что в период гибридного мероприятия они будут иметь такие же возможности, что и офлайн-аудитория. Плюс к этому необходимо продумать онлайн-программу с обязательными повторами эпизодов для удобства пользователей. На гибридных мероприятиях обычно задействуется два модератора: отдельно для офлайн-аудитории и онлайн-пользователей. В ходе подготовки необходимо уложиться в выделенный бюджет. Главное помнить, что не стоит экономить на провайдере. Хорошим ходом для оценки реальной пользы от прошедшего гибридного мероприятия является анализ отзывов. Поэтому на этапе подготовки трансляции нужно продумать наличие анкет и опросников для участников.     Что важно учитывать при организации гибридных мероприятий   Ключевыми моментами являются такие факторы, как интернет-соединение без зависания и качественный звук. Необходимо учитывать наличие возможности адаптировать трансляцию под разные платформы, чтобы участники могли участвовать в гибридном мероприятии со смартфонов и компьютеров с разной операционной системой. За несколько дней до назначенного мероприятия следует провести тестовый запуск трансляции. Это даст время на исправление недостатков и ошибок, если такие будут выявлены. Поскольку в гибридном мероприятии участвует два типа аудитории (офлайн и онлайн), необходимо продумать порядок и правильно организовать их взаимодействие. Например, ввести формат общения «вопрос-ответ» для любой аудитории.     Настройка платформы для гибридного мероприятия   Для проведения качественного гибридного мероприятия необходима платформа, которая обеспечит:   вовлеченность онлайн- и оффлайн-аудитории, увеличение охвата целевой аудитории с помощью онлайн-инструментов, экономию бюджета на расходах и логистике спикеров и сотрудников.   Для этого на платформе нужно настроить интерактивный плеер, мгновенный доступ участников к предыдущим эпизодам трансляции. Не помешают настройки в одном интерфейсе таких позиций, как регистрация участников, тесты, опросы, чаты, голосования. Для платных гибридных мероприятий следует организовать закрытый доступ к эфиру и записям. В качестве меры по анализу зрительской активности нужны настройки подсчета подробной статистики. И самое главное – при настройке платформы для гибридных мероприятий предпочтительно наличие опции одновременной трансляции эфира во все популярные социальные сети (ВКонтакте, Одноклассники и прочие). Именно такой подход позволяет охватить гибридным мероприятием максимальную аудиторию.      

Подробнее читайте на justmedia.ru ...