2023-8-30 13:44 |
1 сентября 2023 года в сфере электронной подписи произойдут изменения, которые затрагивают работу бизнеса и его сотрудников. Эксперты дали три совета предпринимателям о том, как успеть подготовиться и не нарушить процессы.
1 сентября 2023 года в сфере электронной подписи произойдут изменения. Они затрагивают работу бизнеса и его сотрудников. Три совета предпринимателям о том, как успеть подготовиться и не нарушить процессы, дал руководитель Удостоверяющего центра Контура Сергей Казаков.Электронная подпись давно и надолго вошла в жизнь бизнеса. Документы от имени компании подписывают не только руководители, но и, например, бухгалтеры, когда сдают отчетность в налоговую, или кадровики, когда заключают трудовые договоры с сотрудниками.Сейчас такие сотрудники могут делать это двумя способами: сертификатом физлица с машиночитаемой доверенностью (МЧД) или сертификатом с реквизитами юрлица — его принято называть сертификатом сотрудника. Но с 1 сентября его перестанут выдавать удостоверяющие центры, а на МЧД успели перейти еще не все информационные системы.Подготовили для вас три совета, чтобы вы успели подготовиться к изменениям. Остальные разъяснения будем дополнять на нашем сайте.Совет № 1: два сертификата — лучше одногоСертификат сотрудника — самый привычный способ подписи документов для сотрудников. В нем есть и реквизиты человека, который подписывает документы, и компании, от имени которой он это делает.Сертификат физлица и МЧД — относительно новый инструмент в документообороте для бизнеса. В будущем он станет единственной возможностью для сотрудников подписывать документы от лица компании и полностью заменит сертификат сотрудника. В отличие от сертификата сотрудника в нем нет данных о компании. Поэтому вместе с ним нужно использовать МЧД — машиночитаемую доверенность.Как использовать сертификатыИзменения в законе об электронной подписи не запрещают использовать до начала осени 2024 года и сертификат физлица, и сертификат сотрудника. Рекомендуем воспользоваться этой возможностью, чтобы подстраховать себя:1. На площадках, которые перешли на новые правила работы, использовать сертификат физлица и машиночитаемую доверенность. Например, ФНС, Честный ЗНАК, СФР, ФТС, Федресурс, ГИИС ДМДК, системах ЭДО контрагентов.2. В системах, которые еще не перешли на новые правила работы, использовать сертификат юрлица — проверьте, до какого числа он действует. Обновите его, если он заканчивается до 31 августа 2024 года. Так вы подстрахуете компанию и сможете работать во всех информационных системах без сбоев как можно дольше.Использовать только один из двух способов подписи документов опрометчиво. Сертификаты сотрудников могут закончиться посреди года, получить их после 1 сентября 2023 года будет невозможно. Тогда компании придется тратить время на получение сертификатов физлица и оформление машиночитаемой доверенности.Сертификаты физлиц и МЧД — тоже не гарантия уверенной работы. Пока не все информационные системы и контролирующие органы умеют работать с машиночитаемой доверенностью, поэтому полный переход на этот способ может также поставить на паузу некоторые процессы компании.Совет № 2: будьте на волне измененийБизнес, госструктуры, порталы и разработчики стараются создавать плотную информационную повестку, чтобы пользователи могли разобраться в теме изменений. Пользуйтесь этой возможностью: участвуйте в вебинарах, бизнес-завтраках и других мероприятиях от операторов ЭДО, госорганов, торговых площадок. Консультируйтесь с экспертами-разработчиками сервисов, не бойтесь задавать вопросы о создании машиночитаемых доверенностей, использовании электронной подписи в разных системах. Правила работы с МЧД только появляются, в этой теме пытаются разобраться все участники рынка.Совет № 3: позаботьтесь о сотрудникахИз-за изменений в законе количество электронных подписей в компаниях увеличилось практически вдвое. Отслеживать, как и что должны подписывать сотрудники, стало намного сложнее, особенно крупным компаниям. Чтобы управлять сертификатами было проще, рекомендуем:1. Проанализировать, какие полномочия сотрудников на подписание документов из бумажных доверенностей можно перевести в электронный вид, — типовые полномочия можно посмотреть в реестре ЕСНСИ.2. Определить, кто из сотрудников подписывает документы от имени компании и в каких системах они должны работать с электронной подписью.3. Понять, по каким условиям работают эти системы и успели ли они перейти на новые правила.4. Оформить на сотрудников необходимые сертификаты и выдать им МЧД.РекламаООО «Сертум-Про», ОГРН 1116673008539, юридический адрес 620036, Свердловская область, г. Екатеринбург, ул. Малопрудная, стр. 5, офис 715
Подробнее читайте на aif.ru ...
